Managementul electronic al documentelor

managementul documentelor, administrarea electronică a documentelor, soluție de management al documentelor, sistem de management al documentelor, software, program DMS

Despre gestiunea și managementul documentelor

Creşterea unei firme se poate sesiza şi prin prisma cantităţii documentelor editate. Cu cât creşte numărul documentelor redactate pe suport de hârtie cu atât devine tot mai anevoios gestionarea acestora cum se cuvine. Implicit devine tot mai dificil de a ţine înregistrările la zi şi de a furniza diverse informaţii actualizate. Sistemul software Productis oferă o alternativă inovatoare în editarea, administrarea şi managementul documentelor.

Motive pentru implementarea soluției de management al documentelor

Dacă obiectivul dumneavoastră este:

• Accelerarea administrării documentelor în cadrul companiei
• Reducerea costurilor cu administrarea şi depozitarea documentelor
• Creşterea eficienţei de lucru
• Optimizarea numărului de personal administrativ
• Respectarea standardelor din ce în ce mai stricte

Obiectivul solutiei de management al documentelor Productis

Competentele sistemului de management al documentelor depăşeşte cu mult posibilităţile oferite de registrele tradiţionale. În consecinţă, „registrul” software-ului realizează complet şi uşor toate funcţiile de bază. Indiferent de tipul şi forma documentelor, acestea pot fi anexate în sistem, astfel toate ofertele de preţ, scrisorile, contractele, facturile emise, bonurile, cecurile etc. sunt înregistrate şi arhivate într-o bază de date. Pe lângă geamurile în care se introduce data calendaristică, natura evenimentului, obiectul documentului, numele clientului, destinatar/expeditor se poate specifica modalitatea corespondenţei şi data până când confirmările trebuie evidenţiate. Numărul de evidenţă al fiecărui document de intrare sau ieşire se generează automat din program. Se disting proiectele, clienţii, evenimentele şi documentele – care prin natura şi conţinutul lor sunt confidenţiale şi trebuie tratate şi păstrate ca atare – conform legislaţiei acestea pot fi notificate şi gestionate în software. Sistemul Productis permite, pe lângă funcţiile de bază al „registrului” electronic, extinderea sarcinilor de îndeplinit care la rândul lor să ducă la bun sfârşit alte numeroase funcţii. Pe baza scanării documentului final acesta poate fi găsit, accesat şi verificat în orice moment. În funcţie de tipul documentului, fluxul de lucru se programează automat.

Când este necesar adoptarea soluției de management al documentelor?

În cazul în care în cursul activităţii întâmpinaţi următoarele probleme:

• Când intervin întârzieri repetate din motive administrative
• Dacă durează prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor
• Aceleaşi date trebuie scrise de două sau de mai multe ori de către persoane diferite
• Regăsirea documentelor necesită prea mult timp
• Sarcinile administrative sunt excesiv de împovarătoare
• Lipsa resurselor necesare pentru a administra în timp util documentele
• Dacă apar pierderi de informaţii
• Dacă doriţi să securizaţi informaţiile firmei
• Sancţiunile din partea conducerii firmei vizează ineficienţa gestionării documentelor.